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1、第一行正中写“慰问信”三个字；如果写成“XXX致XXX慰问信”，那么“慰问信”三个字可移至第二行写在中间。接着换一行顶格写受慰问的单位或者个人的称呼。
2、写单位要写全称；写个人，要在姓名之后加上称呼如“同志”“先生”“师傅”之类，后边用冒号。
3、在个人姓名前边，往往还要加上“敬爱的”“尊敬的”“亲爱的”等字样，以表示尊重。然后另起一行，空两格起写正文。
4、正文的内容，应该先说明写慰问信的原因，或是因为对方在四化建设中取得了成绩，或是因为对方遭到了暂时的困难和挫折。其次叙述对方的模范事迹或遇到的困难时表现出来的高尚品质，并向对方表示慰问。
5、再次，写一些鼓励和祝愿的话。接着在正文后面或是另起一行空两格写“祝”“此致”，然后在下一行顶格写“节日愉快”“取得更大的成绩”“敬礼”等。署名要写在另起一行的右半行。
6、如果写慰问信的单位、个人不止一个，也都要一一写上。日期写在署名的下边，年、月、日都要写上。
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